Оформление документов на приём иностранного учёного
Руководителю подразделения, планирующему организовать приём иностранца в Институте (или назначенному им ответственному за приём иностранца лицу), необходимо подготовить и представить в дирекцию следующие документы:
  1. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
  2. ПРОГРАММА ПРИЁМА
  3. АКТ ЭКСПЕРТИЗЫ
  4. КОПИЯ ПАСПОРТА
  5. ПРИКАЗ
  6. ОТЧЁТ
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА руководителя подразделения подаётся на имя директора с просьбой разрешить принять в Институте иностранного учёного (или группу иностранцев) и утвердить прилагаемую программу приёма, акт экспертизы, приказ. Приём разрешает директор с соответствующей отметкой на служебной записке и/или утверждением приказа. Пример служебной записки в формате PDF или DOC.
К служебной записке прилагается ПРОГРАММА ПРИЁМА, АКТ ЭКСПЕРТИЗЫ, КОПИЯ ПАСПОРТА, ПРИКАЗ.
ПРОГРАММА ПРИЁМА определяет даты и время событий, места проведения, участников, круг обсуждаемых вопросов, ответственное за организацию приёма лицо, планируемые расходы и источник финансирования; со всеми необходимыми визами (руководителя принимающего подразделения, заведующего первым отделом, учёного секретаря Института) прилагается к СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКЕ и утверждается директором или его заместителем.
АКТ ЭКСПЕРТИЗЫ определяет возможность обсуждения с иностранцем указанных в ПРОГРАММЕ ПРИЁМА вопросов, в соответствии с Инструкцией о порядке проведения экспертизы научно-технических материалов, подготовленных к открытому опубликованию; со всеми необходимыми визами (подписями двух экспертов КВЭК и руководителя принимающего подразделения) прилагается к СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКЕ и утверждается председателем КВЭК (директором или его заместителем). Пример АКТА ЭКСПЕРТИЗЫ в формате PDF или DOC.
КОПИЯ ПАСПОРТА: для подтверждения правильности написания личных данных иностранца, облегчения идентификации иностранца ответственным за приём лицом и контролирующими службами, рекомендуется запросить у иностранца скан-копию или фото первой страницы его паспорта, которая прилагается к СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКЕ
ПРИКАЗ определяет ответственность участвующих в приёме иностранца лиц; со всеми необходимыми визами указанных в приказе персон он прилагается к СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКЕ на утверждение директором.
Пример приказа в формате PDF или DOC.
ОТЧЁТ о прошедшем приёме иностранца составляется ответственным за приём лицом сразу после отъезда иностранца с учётом рекомендаций и после согласования с руководителем подразделения (получения необходимой визы) передаётся в учёный секретариат для хранения.
Пример ОТЧЁТА в формате PDF или DOC