Оформление документов на зарубежную командировку

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА руководителя подразделения (или его заместителя) в дирекцию о планируемой командировке сотрудника оформляется не позднее, чем за 10 дней до выезда в командировку и со всеми необходимыми визами передаётся в канцелярию, которая готовит ПРИКАЗ и регистрирует его после подписания директором.

БЛАНК служебной записки в формате Microsoft Word для заполнения

ПРИКАЗ о командировании сотрудника за границу является обязательным юридическим основанием командировки. Он служит для соответствующего изменения табельного учёта рабочего времени сотрудника и, соответственно, расчёта его заработной платы. Приказ оформляется канцелярией на основании распоряжения директора (или заместителя директора) "В ПРИКАЗ" на СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКЕ о командировании сотрудника Института. Отъезд в командировку без приказа или оформление приказа после отъезда сотрудника в командировку не допускается.
После возвращения из командировки представляется ОТЧЁТ о проделанной работе и АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ о расходах.

ОТЧЁТ сотрудника о результатах командировки является обязательным документом по утверждённой форме (см. БЛАНК и пример ниже); составляется в произвольной форме, подписывается командированным сотрудником, утверждается руководителем подразделения (или его заместителем) и передаётся в бухгалтерию. Скан-копия утверждённого ОТЧЁТА передаётся учёному секретарю Института в срок не позднее 5 дней с момента возвращения из командировки. Контроль за своевременным предоставлением отчётов лежит на руководителе подразделения, сотрудник которого командировался за границу.

   В ОТЧЁТе должны быть отражены следующие сведения:
- кто (фамилия имя отчество звание должность подразделение), когда (даты отъезда и возвращения), куда (страна город организация), с какой целью (рабочее задание) был командирован
- краткая оценка важности рассматриваемой проблемы для развития научно-технического прогресса в Российской Федерации. Сравнительные данные по развитию изучаемой темы в нашей стране и за рубежом. Анализ фактов, которые вызывают особый интерес с точки зрения полезности зарубежной информации для своевременного восприятия новинок науки и техники, а также новых научных программ и междунаодных проектов
- выполненная в командировке работа, результаты работы
- другие полезные сведения (в т.ч. перспективные методики, удачные технические решения и т.п.), которые стали известны сотруднику во время командировки и могут быть использованы в научной или научно-организационной работе в Институте, и/или характеризуют современный уровень или направления развития науки в стране пребывания или в мире
- выводы на основе оценки новых зарубежных достижений, анализе существующего положения по той или ионой проблеме, а также вероятном развитии событий в будущем
- предложения по использованию полученных результатов, по выполнению решений международных научных организаций и различного рода обязательств российской стороны перед зарубежными паротнёрами.
- если были вывезены за границу или ввезены из-за границы какие-либо объекты интеллектуальной собственности, то их следует перечислить
- если в процессе командировки были случаи необычного интереса иностранцев к вопросам, выходящим за определённый круг задач командировки, то следует перечислить кто (фамилия имя звание должность организация) и к каким вопросам проявлял необычный интерес.
   ОТЧЁТ подписывается командированным сотрудником и утверждается руководителем подразделения (или его заместителем)
   Итоги командировки рекомендуется обсудить в подразделении и, при необходимости, в более широком кругу заинтересованных лиц с целью передачи приобретённого положительного (или отрицательного) опыта для использования в работе сотрудников Института и для выработки рекомендаций по продолжению зарубежного сотрудничества по теме командировки

БЛАНК отчёта в формате Microsoft Word для заполнения

Пример отчёта

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ с подтверждающими документами представляется в бухгалтерию одновременно с ОТЧЁТОМ о проделанной работе

БЛАНК АВАНСОВОГО ОТЧЁТА в формате Microsoft Word для заполнения